Как выдать расчетный листок в электронном виде. Выдает ли работодатель расчетные листки сотрудникам.Расчетка

При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи.

В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет. Они выдают квитанции только по требованию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику.

Основные детали

Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.

Почему он важен

Расчетные листы предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Если они не буду выдаваться, организация может быть привлечена к ответственности Трудовой инспекцией.

Штраф является неприятным последствием невыдачи. Однако это не является основным негативным моментом отсутствия листов. Документ считается подтверждающим факт выплату заработной платы. Если сотрудник решит судиться с работодателем, то высока вероятность проигрыша руководством дела.

Согласно закону работник должен направить иск при незаконном увольнении в течении месяца после получения приказа или . Если рассматриваются другие споры, то ему отводится три месяца.

При несвоевременной подаче заявления работодатель к ответственности не будет привлечен. При этом суды отмечают, что многие работники не знают от нарушении прав ввиду отсутствия листа заработной платы. Поэтому отсчет времени на подачу идет с момента выяснения работником о нарушении его прав.

Таким образом, работник имеет право на обращение в суд в течение трех месяцев после выдачи листа. Если документ не выдан, гражданин может в любой момент доказать свои права.

Обязательно ли нужно это

В Трудовом кодексе РФ (ч.1 ст. 136) прописывается, что при перечислении денежных средств обязательно должна производиться выдача расчетного листка по заработной плате.

Письменное оповещение делается для ознакомления сотрудника с:

частями заработной платы в каждом периоде;
начисленными суммами (компенсациями) при нарушении сроков выплат;
полной суммой зарплаты;
удержанной частью зарплаты;
выплаченной суммой.

Работодатель обязан предоставить лист независимо от того, каким образом (наличный или безналичный расчет) переводятся денежные средства.

При этом получать его должны все сотрудники:

основные;
совместители;
надомные работники;
дистанционные сотрудники.

При подготовке, но не выдаче листа и разъяснении права на его получение, нарушение трудового законодательства будет на лицо. Разработка формы листа входит в обязанность работодателя. Можно воспользоваться бланком, представленным в бухгалтерской программе.

Правила по закону

На основании статьи 129 Трудового кодекса РФ, заработной платой является вознаграждение за выполненные работником трудовые обязанности. Она включает в себя выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

В соответствии со статьей 136 ТК РФ предусматривается оповещение работника о том, за что и в какой сумме были сделаны выплаты. При этом закон обязывает организации выдавать листы. Исключений, связанных с типом трудовых отношений и характером выполняемой работы сотрудником, не предусматривается.

Выдача листков производится при любых платежах. Не учитывается способ передачи средств сотруднику.

Порядок передачи расчетных листов при получении зарплаты на карту пока не определен. Но его можно принять с помощью локального документа.

Обязанность организации

Письмом Роструда №739-6-1 определяется порядок выдачи расчетных листов. Документ отмечает, что получение бумаги работником должно производиться не позже даты, установленной в качестве расчетной. Если зарплата перечисляется на карту, это не предусматривает отсутствие листа.

Работодатель обязан утвердить форму документа. При этом учитывается мнение Профсоюза работников. Бухгалтеры могут использовать форму, предусмотренную программой.

Хранение расчетных листов не требуется. Однако при нарушении требований ТК РФ (отсутствии выдачи) может наступить административная ответственность. При повторных нарушениях возможна дисквалификация на 1–3 года.

Ответственность

При нарушении порядка выплат зарплаты руководитель может быть привлечен к административной ответственности. Это касается и уведомления работников о размере и частях зарплаты с помощью расчетного листа. Если извещение отсутствует, то руководитель и предприятие могут быть наказаны на основании статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Формат документа

Формирование бланка расчетного листа возможно с помощью бухгалтерской программы.

Заполнять его не составляет большого труда, так как в документе предусмотрено несколько разделов:

В общем разделе отражается название учреждения, структурное подразделение, должность и фамилия, имя, отчество. Среди сумм отмечается оклад. Также указывается расчетный период.
В разделе о произведенных начисления отражается почасовое время труда и количество отработанных дней. Также прописывается оклад, надбавки и доплаты, премии, отпускные компенсационные и страховые выплаты.
Раздел, связанный с удержаниями, предусматривает сумму налога на доход физических лиц, взносы в Профсоюзную организацию.
В конце документа прописывается итоговая сумма, которая выдается сотруднику на руки при формировании листа. Если некоторые суммы еще не были выплачены, то отражается дата перечисления авансов, отпускных.

Временные рамки

Каждый сотрудник должен знать срок предоставления расчетного листа по заработной плате. Также важно определить частоту выдачи документа на руки.

Сроки отчёта и расшифровка

В обязанности работодателя входит разъяснение сотруднику о каждом разделе расчетного листа. Аналогичное правило действует и в отношении работника, который должен четко понимать обоснование отражения каждой из сумм. Важными составляющими являются расшифровка кодов и сроки хранения документа.

При ведении бухгалтерского учета обязательно отражаются специальные коды. Они имеют тот формат, который выбрала организация в зависимости от вида деятельности.

Документы могут содержать следующие обозначения:

Все коды отражены в интернете или могут быть взяты в бухгалтерии. Если сотруднику что-либо не понятно из документа, он может обратиться за разъяснениями.

Согласно действующему закону, срок хранения листов о заработной плате не определен. Однако важным моментом является выдача работнику документа на руки.

Для учета данных по бумагам ведется специальный журнал. Он отражает фактическое получение работником листа под роспись. Если правило будет не соблюдено, работодатель должен все время хранить документы у себя.

Частота получения

Выдача листов производится при перечислении каждой части зарплаты. При этом передача должна быть подкреплена документально. Иначе у работодателя будет отсутствовать возможность доказательств выдачи.

Фиксация факта может производиться несколькими способами. В первом случае электронный вид документа направляется посредством локальной электронной почты. Работники обязаны периодически проверять корреспонденцию. Способ является прогрессивным и малозатратным. Но использовать его могут не все работодатели.

Во втором случае лист выдается под роспись. Она ставится в специальном журнале учета работником в момент передачи документа.

Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате

Единой формы листов не предусмотрено законодательно. Поэтому работодателю необходимо разработать ее в рамках учреждения.

Выплата заработной платы производится дважды в месяц. Но расчетный лист передается в конце месяца при полном погашении задолженности работодателя перед сотрудником. Это обусловлено тем, что в момент аванса окончательная сумма выплат еще не определена.

Работодатель может самостоятельно установить срок выдачи документов. Некоторые бухгалтеры, осуществляющие выплаты через кассу, передают работнику вместе с деньгами и расчетный лист. Если перечисление осуществляется на банковскую карту, необходимо заранее в бухгалтерии получить документ.

Также некоторые организации назначают ответственное за выдачу листов лицо. Сотрудник должен в назначенную дату довести до остальных работников информацию по их заработной плате.

Стоит помнить, что передать расчет лист сотруднику может только уполномоченное лицо. Ведь в документе отражены персональные данные. За их разглашение, путем доступа к листу других лиц, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Подтверждение о вручении возможно с помощью подписи сотрудника на отрывной части листа, а также в журнале учета при получении документа.

Нюансы оформления

Форма, разработанная в учреждении, должна быть утверждена локальными нормативными документами. Если не сделать этого и использовать бумагу, то данный факт будет расценен как нарушение трудового законодательства.

При этом работнику подтвердить нарушение своих прав в суде можно будет и с помощью неутвержденного листа. Чтобы он не смог сделать этого, организации нужно доказать наличие другой используемой официальной документации.

Для утверждения формы работодателем издается приказ.

При его подготовке можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Стелс»

На основании статьи 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить форму расчетного листа, имеющуюся в приложении №2.
Ввести в документооборот с 15 февраля 2019 года.
Ответственным за выдачу листов назначить главного бухгалтера Иванова Ю.С., который будет осуществлять выдачу в день заработной платы.

Генеральный директор ________________ Андрусенко И.В.

С приказом ознакомлен _________________ Иванов Ю.С.

Главный бухгалтер

Профсоюзный комитет до утверждения должен ознакомиться с формой расчетного листа. Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы.

Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.

Как подтвердить факт

Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.

Процедура подтверждения возможна с помощью:

ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
разработки отдельной графы в для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).

Работник, работающий в структурном подразделении в другом городе, написал заявление с просьбой отправлять ему расчетный листок на электронную почту. Можем ли мы отправлять такую информацию по электронной почте, ведь это не защищенный канал связи? Как выдавать расчетные листки работникам, работающим в другом городе?

Ответ

Расчетные листки можно высылать на почту. Это может быть любая электронная почта. Важно, чтобы порядок был предусмотрен локальным документом.

Если порядок выдачи расчетных листов в электронном виде не предусмотрен договором (локальным актом), то направьте расчетные листы по почте заказным письмом с описью вложения.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры» .

1. Ситуация: Какими способами можно выдавать сотрудникам расчетные листки

«Трудовое законодательство не регламентирует, в какой форме выдавать расчетные листки. Работодатель вправе самостоятельно выбрать удобный способ:

 на бумаге;

 в форме электронного документа*.

Если выбрали вариант выдавать расчетные листки электронно, то, как правило, при таком способе расчетные листки направляют сотрудникам на электронную почту. Для этого попросите сотрудника написать заявление с адресом электронной почты, куда направлять расчетные листки. Однако можно рассылать документы и другим удобным способом. Например, если в организации есть корпоративный сайт с личными кабинетами сотрудников, то можно размещать расчетные листки в личных кабинетах.

Порядок выдачи расчетных листков пропишите в одном из документов:

– трудовом договоре;

– коллективном договоре;

– ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Ознакомьте сотрудника с документом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков, под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560)».

2. Статья: Выдаем расчетные листки. Нужны ли подписи сотрудников и другие спорные вопросы

«Каким способом выдавать расчетные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.

Расчетные листки вручают работникам под подпись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:

– предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;

– разрабатывает журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;

– вносит отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчетном листке не получают. То есть документальный учет выдачи расчетных листков не ведут. Например, работодатель:

– сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчетные листки, и сотрудники приходят за ними при необходимости;

– направляет расчетные листки работникам по электронной почте*;

– размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;

– уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчетный листок в электронном виде по ссылке и т. п.

Ирина СКВОРЦОВА, юрист практики трудового права международной юридической фирмы CMS (Москва)

Суды согласны с тем, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчетные листки направляли по электронной почте. Требования ГИТ выдавать расчетные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчетных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013).В случае конфликта с сотрудником или при проверке ГИТ работодатель должен быть готов доказать, что расчетные листки работнику на самом деле вручали. Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес сотрудника и содержащего расчетный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.*

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под подпись довольно трудоемко. Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Право работодателя направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме подтвердил Минтруд России (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Но как отнесется к этому конкретный инспектор, неизвестно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчетные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015).

Как упорядочить вручение расчетных листков

Условие об электронном извещении работника не противоречит требованиям статьи 136 Трудового кодекса (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже считают, что направлять расчетные листки работникам по электронной почте можно (определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Кадровик должен ознакомить работников с локальным нормативным актом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков под роспись (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если это условие находится, например, в положении об оплате труда, рекомендуем оформить лист ознакомления с локальным актом и прикрепить его к положению*».

28.08.2019
В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.
Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:
все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
иные начисления и компенсации;
размеры и причины ;
общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, .
Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Как передать работнику лист по заработной плате?
В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.
Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.
Это быстро и бесплатно!

Невыдача расчетного листа - нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован. Можно ли отправить сотруднику расчетный лист по электронной почте? Или подходит только бумажная форма?
Мнение судей и чиновников
Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.
Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:
на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012 .
Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75 АД10-3).
Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.
В Письме от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).
Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.
Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03‑04‑06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда налоговый агент должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца налог агентом не может быть исчислен.
Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1 , 140 ТК РФ ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет заработная плата, не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.
Требование к персональным данным
Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона).
Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ . В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ .
Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.
По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
на граждан - в размере от 300 до 500 руб.;
на должностных лиц - от 500 до 1 000 руб.;
на юридических лиц - от 5 000 до 10 000 руб.

05.09.2017
Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера. Об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса. Выдавать расчетные листки можно в бумажном варианте, в электронном виде и даже в двух этих формах одновременно – в зависимости от пожеланий работников.
Из письма в редакцию
Здравствуйте! До сих пор мы выдавали сотрудникам расчетные листки на бумаге. Думаю над тем, как перейти на электронные расчетные листки, да и многие работники – «за». Правда, еще не определились, как именно. Но некоторые хотят получать расчетные листки по старинке. Как мне выйти из положения? Заставить я же никого не могу.
Мнение эксперта
Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):
о составных частях заработной платы и других начислениях;
размере и основаниях удержаний из зарплаты;
сумме к выплате на руки.

Частью 2 статьи 136 Трудового кодекса установлена и форма извещения о зарплате - расчетный листок. Напомним, что у вас должен быть локальный нормативный акт, утверждающий форму расчетного листка.
Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция компанию оштрафует в размере до 50 000 руб. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.
Каким способом передать расчетный листок работнику, Трудовой кодекс не определяет. Вы вправе его распечатывать на бумаге или предоставлять в электронном виде.
Чтобы выдать бумажный документ, вы должны его распечатать и пригласить работника в бухгалтерию для получения.
В случае, если работник не подал такое заявление и не дал согласие на обработку персональных данных, он получает расчетный листок в бухгалтерии работодателя на бумажном носителе. Это следующий пункт.
Также пропишите срок хранения невостребованных расчетных листков. Он составляет пять лет (п. 412 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Расчетный листок в электронном виде можно:
отправить по электронной почте;
открыть в специальной программе;
выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

То есть для начала вам нужно разобраться с программными средствами.
Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Его можно высылать как на корпоративный адрес работника, так и на его личную почту (на какую почту – прописать). Работодатель вправе предоставить работнику возможность посмотреть расчетный листок в электронном виде в Интернете и распечатать его. Для этого компания предоставляет каждому работнику личный логин и пароль для доступа в программу, где формируются расчетные листки. Каждый работник должен получить доступ только к своим персональным данным. Отсюда он может распечатать свой расчетный листок.
Обратите внимание
Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 рублей. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.
Также расчетный листок можно размещать в личном кабинете или на личной странице работника в интернет-банке, если условие об этом прописано в положении об оплате труда компании. Каждый работник имеет доступ только к своему расчетному листку, тем самым обеспечивается сохранность персональных данных.
Форма расчетного листка нормативно не утверждена. Вы вправе разработать свою или использовать ту, которая имеется в вашей бухгалтерской программе. Применяемую форму не забудьте утвердить приказом.
Вот примерная форма расчетного листка: